Tài liệu lưu trữ là gì? Các nghiên cứu khoa học liên quan

Giới thiệu chung về tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ (archival records) là tập hợp chứng từ, hồ sơ và tư liệu được tạo lập, tiếp nhận hoặc thu thập trong quá trình hoạt động của tổ chức, cá nhân với giá trị lâu dài về pháp lý, lịch sử, văn hóa và khoa học. Chức năng chính của tài liệu lưu trữ là bảo tồn chứng cứ hoạt động, minh chứng quyền và nghĩa vụ, đồng thời làm nguồn tư liệu cho các nghiên cứu và ra quyết định quản lý.

Giá trị của tài liệu lưu trữ được đánh giá trên ba phương diện cơ bản: giá trị pháp lý (ở các hồ sơ hành chính, quyết định), giá trị lịch sử (ở các tư liệu phản ánh diễn trình phát triển xã hội) và giá trị nghiên cứu–văn hóa (ở các bản đồ, hình ảnh, văn bản cổ). Việc quản lý và bảo vệ tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu minh bạch, trách nhiệm giải trình và bảo tồn di sản trí tuệ của mỗi quốc gia, tổ chức.

Khái niệm “tài liệu lưu trữ” khác với “tài liệu thư viện” ở chỗ tài liệu lưu trữ thường gắn với nguồn gốc xuất xứ, thứ tự ban đầu (original order) và mối quan hệ provenance, trong khi thư viện tập trung vào giá trị nội dung và nhu cầu khai thác thông tin. Quy trình lưu trữ đòi hỏi tuân thủ ngăn nắp, xuyên suốt từ khâu tiếp nhận, phân loại đến mô tả và bảo quản lâu dài.

Khái niệm và phạm vi tài liệu lưu trữ

Trong lưu trữ học, “provenance” (nguyên bản) đề cập đến nguồn gốc, quá trình hình thành và mối quan hệ giữa các tài liệu, trong khi “original order” (ngoại nguyên) là trật tự ban đầu của hồ sơ, thể hiện quy trình nghiệp vụ và ngữ cảnh tạo lập. Việc giữ nguyên provenance và original order giúp bảo toàn tính nguyên vẹn thông tin và mối liên hệ giữa các hồ sơ.

Phạm vi tài liệu lưu trữ rất đa dạng, bao gồm:

• Tài liệu văn bản: biên bản họp, công văn, quyết định, nhật ký, sổ sách hành chính.
• Tài liệu hình ảnh và bản đồ: ảnh chụp, phim tài liệu, bản đồ địa chính, sơ đồ tổ chức.
• Tài liệu âm thanh–hình ảnh: ghi âm, ghi hình các sự kiện lịch sử, phỏng vấn nhân chứng.
• Tài liệu điện tử: email, dữ liệu hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (EDMS), cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Mỗi dạng tài liệu đều có yêu cầu kỹ thuật và môi trường bảo quản riêng biệt. Ví dụ, bản đồ giấy cần độ ẩm và nhiệt độ ổn định, tài liệu điện tử đòi hỏi hệ thống sao lưu định kỳ, kiểm soát quyền truy cập và lưu trữ dài hạn theo mô hình OAIS (Open Archival Information System).

Lịch sử phát triển lưu trữ học

Khái niệm lưu trữ công đầu tiên xuất hiện tại châu Âu từ thế kỷ XIV, khi các triều đình và thành thị thành lập kho văn thư để bảo quản các văn bản pháp lý và thư tín ngoại giao. Đến thế kỷ XVII–XVIII, các quốc gia như Pháp, Anh và Tây Ban Nha lần lượt thành lập viện lưu trữ quốc gia (National Archives), đưa ra quy tắc lưu trữ và trưng bày hồ sơ của triều đình.

Cuối thế kỷ XIX và đầu thế kỷ XX, phong trào chuyên nghiệp hóa lưu trữ chín muồi với sự ra đời của hiệp hội lưu trữ (International Council on Archives – ICA) vào năm 1948. Các chuẩn mực quốc tế như ISAD(G) (General International Standard Archival Description) và ISAAR(CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families) được ban hành để thống nhất mô tả và trao đổi thông tin lưu trữ giữa các tổ chức.

Sự phát triển công nghệ thông tin từ cuối thế kỷ XX đã mở ra kỷ nguyên lưu trữ điện tử. Mô hình OAIS (ISO 14721) ra đời năm 2003 tạo khung tổng thể cho lưu trữ và bảo tồn dữ liệu điện tử, bao gồm các chức năng ingest, archival storage, data management, access, preservation planning và administration.

Phân loại tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ được phân thành nhiều nhóm chính theo tiêu chí nội dung, nguồn gốc và hình thức:

• Tài liệu hành chính–pháp lý: công văn, biên bản họp, quyết định, hợp đồng, sổ gia phả.
• Tài liệu lịch sử–di sản: nhật ký, thư từ cá nhân, bản đồ cổ, tư liệu gia đình, di cảo văn nghệ sĩ.
• Tài liệu kỹ thuật: hồ sơ thiết kế, báo cáo khảo sát, sơ đồ công trình và bản vẽ kỹ thuật.
• Tài liệu điện tử: email, cơ sở dữ liệu, file văn bản số, log hệ thống, metadata.

Mỗi nhóm tài liệu đòi hỏi kỹ thuật nhận dạng, mô tả và bảo quản khác nhau để đảm bảo tính toàn vẹn, khả năng truy cập và sử dụng lâu dài.

Quy trình hình thành và bảo quản tài liệu lưu trữ

Tiếp nhận và thu thập tài liệu lưu trữ bắt đầu bằng việc đánh giá giá trị lưu trữ và xác định mức độ ưu tiên bảo quản. Hồ sơ được kiểm tra về tính nguyên vẹn, độ hoàn chỉnh và nguồn gốc để quyết định có tiếp nhận hay không. Hồ sơ sau khi tiếp nhận sẽ được gắn mã kiểm kê (accession number) và phân loại theo hệ thống phân loại hồ sơ chung.

Sắp xếp và mô tả tài liệu (arrangement & description) tuân thủ tiêu chuẩn ISAD(G) và ISAAR(CPF) để đảm bảo người dùng có thể tìm kiếm và khai thác thông tin dễ dàng. Mỗi hồ sơ được ghi metadata bao gồm tiêu đề, ngày tháng, tác giả, phạm vi nội dung và điều kiện truy cập. Finding aids và catalog trực tuyến (online catalogs) hỗ trợ tra cứu nhanh, giảm thiểu nhu cầu xử lý trực tiếp với tài liệu gốc.

Bảo quản vật lý yêu cầu kiểm soát chặt chẽ môi trường: nhiệt độ duy trì 18–20 °C, độ ẩm tương đối 45–55 %. Tủ lưu trữ, hộp acid-free, túi polyethylen chất lượng archive giúp giảm tiếp xúc với ánh sáng và ôxy hóa. Đối với tài liệu âm thanh–hình ảnh, cần lưu trữ lạnh (2–5 °C) và độ ẩm thấp để tránh nấm mốc, phân hủy lớp nền.

• Quản lý dịch chuyển: theo dõi lịch sử mượn trả và vị trí hiện tại.
• Kiểm tra định kỳ: đánh giá mức độ suy thoái và kế hoạch khôi phục (conservation).
• Giải pháp diệt mối mọt và chống cháy: sử dụng hệ thống cảm biến khói và thiết bị diệt côn trùng không độc hại.

Tiêu chuẩn và quy định áp dụng

ISO 15489 quy định nguyên tắc quản lý hồ sơ – records management, bao gồm thu thập, lưu trữ, bảo mật và tiêu hủy. ISO 16175 hướng dẫn thiết kế hệ thống E-Records Management để tương thích với quy trình nghiệp vụ. OAIS Reference Model (ISO 14721) làm khung lý thuyết cho việc lưu trữ dài hạn dữ liệu điện tử.

Ở Việt Nam, Luật Lưu trữ Nhà nước và Nghị định 01/2018/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về thu thập, phân loại, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ công. Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 23081 về metadata records management hỗ trợ quản lý siêu dữ liệu trong môi trường số.

Ứng dụng công nghệ số trong lưu trữ

Số hóa (digitization) tài liệu giấy và hình ảnh qua máy quét độ phân giải cao, kết hợp OCR để chuyển đổi văn bản thành dữ liệu máy có thể tìm kiếm. Quá trình này đi kèm kiểm tra chất lượng (quality assurance) nhằm đảm bảo độ chính xác và đầy đủ của bản số hóa.

Hệ thống quản lý tài sản số (Digital Asset Management – DAM) và hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (EDMS) cho phép lưu trữ, phân quyền truy cập và theo dõi lịch sử thao tác. Tính toàn vẹn dữ liệu điện tử được đảm bảo qua hàm băm (checksum) và chữ ký số (digital signature).

• Chuyển đổi định dạng (format migration) định kỳ để tránh lỗi thời (e.g., TIFF → JPEG2000).
• Sao lưu theo nguyên tắc 3-2-1: ba bản lưu, hai phương tiện khác nhau, một bản lưu ngoại site.
• Giám sát sức khoẻ dữ liệu (data integrity monitoring) và tự động sửa lỗi (error correction).

Quản lý, truy cập và chia sẻ tài liệu lưu trữ

Chính sách truy cập mở (open archives) khuyến khích chia sẻ metadata và bản số miễn phí cho người dùng, đồng thời bảo vệ quyền riêng tư và bản quyền. Các portal như Europeana (europeana.eu) và ArchiveGrid (archivegrid.org) cung cấp liên kết đến hàng triệu mục lưu trữ toàn cầu.

Finding aids, catalog trực tuyến và APIs hỗ trợ tích hợp dữ liệu vào hệ thống bên thứ ba. Người dùng đăng ký tài khoản và tuân thủ quy định về trích dẫn, không được sửa đổi hồ sơ gốc. Mô hình dữ liệu Linked Data (RDF, SPARQL) mở rộng khả năng liên kết giữa các kho lưu trữ khác nhau.

An ninh và bảo mật tài liệu lưu trữ

Đánh giá rủi ro (risk assessment) xác định các mối nguy như mất mát, rò rỉ, hỏng hóc vật lý và tấn công mạng. Kế hoạch phục hồi sau thảm họa (disaster recovery plan) bao gồm sao lưu an toàn, site khôi phục và quy trình khôi phục dữ liệu ưu tiên.

Kiểm soát truy cập thông qua phân quyền (role-based access control) và xác thực đa yếu tố (MFA) bảo vệ hệ thống EDMS. Nhật ký sự kiện (audit trail) ghi nhận mọi thao tác tạo, sửa, xóa hồ sơ để dễ dàng điều tra khi có sự cố.

• Mã hóa dữ liệu tại rest và in transit (AES-256, TLS).
• Giám sát xâm nhập (intrusion detection systems – IDS) và tường lửa ứng dụng (WAF).
• Đào tạo nhân viên về an toàn thông tin và quy trình bảo mật.

Xu hướng và thách thức tương lai

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (ML) vào tự động phân loại, trích xuất metadata và nhận diện chữ viết tay trong tài liệu cổ. Deep learning cho phép nhận dạng mẫu phức tạp và phân loại hồ sơ tốc độ cao hơn so với phương pháp thủ công.

Blockchain archives sử dụng sổ cái phân tán để ghi nhận không thể thay đổi lịch sử thao tác đối với từng tài liệu, tăng cường tính minh bạch và chống giả mạo. Tuy nhiên, chi phí lưu trữ và tính mở rộng vẫn là thách thức lớn.

• Big Data archives: quản lý khối lượng hồ sơ khổng lồ từ IoT, sensor logs.
• Lưu trữ đám mây (cloud archival storage): dịch vụ AWS Glacier, Google Coldline với chính sách tiền tệ theo mức truy cập.
• Liên kết dữ liệu mở (Linked Open Data) và chuẩn hóa metadata để nâng cao khả năng tìm kiếm liên kho.

Tài liệu tham khảo

• ISO. ISO 15489:2016 – Information and documentation – Records management. Truy cập: iso.org
• ISO. ISO 14721:2012 – Space data and information transfer systems – Open Archival Information System (OAIS). Truy cập: ccsds.org
• International Council on Archives. Truy cập: ica.org
• Digital Preservation Coalition. Truy cập: dpconline.org
• Europeana. Truy cập: europeana.eu
• ArchiveGrid. Truy cập: archivegrid.org